Erste Schritte mit Q-MED.Aero
Einführung
Q-MED.Aero ist speziell für Flugmediziner entwickelt worden. Das Programm verwaltet Piloten, fliegendes Personal sowie Fluglotsen und speichert alle Formulare in der Pilotenakte. Bei Folgeuntersuchungen kann auf frühere Formulare zurückgegriffen werden. Zahlreiche Zusatzfunktionen unterstützen Sie beim Ausfüllen und Drucken der Formulare. Insbesondere die Datumsberechnung im Medical ermöglicht eine automatische und fehlerfreie Berechnung der Gültigkeitsangaben gemäß aktueller EASA Vorgaben. Zusätzlich wird die geforderte Pseudonymisierung automatisch durchgeführt. Die Versandfunktion erstellt auf Knopfdruck alle noch nicht erstellten Formulare für das LBA und erzeugt dabei die fortlaufende Pseudonymisierungsnr.
In diesem Handbuch werden die grundlegenden Funktionen und Arbeitsschritte beschrieben.
Anmeldung
Starten Sie das Programm. Beachten Sie ggf. die Hinweise und bestätigen Sie sie. Sie gelangen nun in die Anmelde-Maske. In der mitgelieferten Datenbank sind bereits mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen vordefiniert.
- Benutzer admin, Kennwort admin (Systemadministrator)
- Benutzer Düsentrieb, kein Kennwort (Arzt und Praxisadministrator)
- Benutzer Susi, kein Kennwort (Helferin und Mitarbeiter)
Sie können den Benutzer wahlweise eintippen oder aus dem Menü neben dem Eingabefeld auswählen.
Wählen Sie einen Benutzer und melden Sie sich mit dem Kennwort an
Neuen Pilot erfassen und eine Untersuchung dokumentieren
Die Dokumentation geht schnell und einfach. Dazu gehen Sie immer wie folgt vor:
1. Pilot aufrufen oder neu anlegen, wenn er noch nicht im System ist.
2. Schein anlegen (dient als Klammer für alle Formulare und ggf. als Rechnung).
3. Formulare ausfüllen.
Um einen neuen Piloten anzulegen verwenden Sie grundsätzlich die Suchfunktion. Wird der Pilot nicht gefunden, wird er automatisch als neuer Pilot vorgeschlagen.
- Klicken Sie auf die Suchfunktion.
- Geben Sie einen Piloten ein mit NAME,VORNAME und drücken Sie ENTER.
Ist der Pilot schon im System vorhanden, dann reicht bei der Suche die Angabe der Anfangsbuchstaben. Nach der Eingabe von Name und Geburtsdatum kommen Sie bei Verwendung der Schaltfläche Neu zunächst in die Scheinmaske. Als Vertragsart wird Flugmedizin vorgewählt. Wenn Sie das Optionale Zusatzmodul für die Abrechnung erworben haben, wird damit zugleich eine Rechnung für die Untersuchung angelegt.
3. Speichern Sie den Schein ab.
Sie werden nun bei der Neuanlage in die Stammdaten-Maske des Piloten geführt. Vervollständigen Sie die Angaben. Geben Sie auch die Lizenznummer sowie die Geburtsdaten ein. Alle hier getätigten Angaben werden automatisch in die im folgenden ausgefüllten Formulare übernommen. Besitzt der Pilot mehrere Lizenznummern, dann geben Sie die deutsche Lizenznummer als erstes an, trennen Sie die weiteren Lizenzen mit Leerzeichen.
Hinweis: Im Schein wird später die zugehörige Pseudonymisierungsnr. hinterlegt. Um ein Formular zu erfassen, muss ein Schein angelegt sein, damit das Formular einer Untersuchung zugeordnet werden kann und beim anonymen Druck für das LBA die Pseudonymisierungsnr. übernehmen kann.
4. Wählen Sie nun das Antragsformular in der Symbolleiste aus.
5. Füllen Sie das Formular aus.
6. Klicken Sie auf den Speichern-Knopf (Diskette) in der rechten Symbolleiste neben dem Formular.
Alle personenbezogenen Angaben werden später automatisch entfernt, wenn die anonymen Formulare für das LBA gedruckt werden.
Verfahren Sie mit den weiteren benötigten Formularen genauso.
LBA Versand
Um die Formulare zu versenden rufen Sie die Versandfunktion auf.
Klicken Sie auf den blauen Briefumschlag in der oberen Hauptsymbolleiste.
Hier werden alle soeben erstellten Formulare angezeigt.
Wichtig: Sobald der Pilot zu seiner nächsten Untersuchung erscheint, muss ein neuer Schein angelegt werden. Dadurch wird ein neuer Kopfsatz für den Bericht erzeugt.